Trong bối cảnh đô thị hóa nhanh chóng, các khu chung cư mọc lên ngày càng nhiều thì vai trò của hội nghị nhà chung cư càng trở nên quan trọng và không thể thiếu. Đây là dịp để cư dân nắm bắt hoạt động quản lý, đóng góp ý kiến và thực hiện biểu quyết những vấn đề liên quan đến vận hành – bảo trì – cải thiện môi trường sống chung.
Tuy nhiên, việc tổ chức một hội nghị quy mô vừa và lớn đòi hỏi rất nhiều khâu chuẩn bị, phối hợp và thiết bị. Vì vậy, dịch vụ tổ chức hội nghị nhà chung cư trọn gói từ A–Z của Eventworld sẽ giúp Ban quản lý tiết kiệm thời gian, công sức, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, minh bạch và ấn tượng.
1. Giai đoạn thiết kế nhận diện hội nghị
Đây là bước đầu tiên và quan trọng để tạo hình ảnh chuyên nghiệp cho hội nghị, giúp cư dân dễ nhận biết thông tin và tạo được sự đồng thuận tham gia.
Các hạng mục thiết kế bao gồm:
- Backdrop sân khấu: Nội dung gồm tên hội nghị, ngày tổ chức, địa điểm. Phong cách thiết kế nên nghiêm túc, chữ rõ ràng, dễ đọc, phối màu trung tính.
- Standee chỉ dẫn: Dùng tại các khu vực hành lang, thang máy, lối đi từ hầm gửi xe đến khu tổ chức.
- Banner treo ngoài trời, bảng thông báo sảnh: Giúp cư dân biết trước lịch họp để sắp xếp thời gian tham gia.
- Giấy mời, bảng tên đại biểu, phiếu biểu quyết: Thiết kế in ấn theo số lượng cư dân có quyền biểu quyết.
Thiết kế demo backdrop, banner, standee cho hội nghị
Setup backdrop, bàn ghế, dù bạt mái che
Hình ảnh diễn ra hội nghị
2. Thi công – lắp đặt thiết bị sự kiện
Dù tổ chức trong nhà hay ngoài trời, việc thi công lắp đặt đúng kỹ thuật, đúng sơ đồ mặt bằng sẽ tạo nên không gian hội nghị chuyên nghiệp, an toàn và thoải mái cho người tham dự.
Các hạng mục thi công gồm:
Sân khấu & backdrop:
- Backdrop in PP, Hiflex, hoặc bạt không gân chống chói
- Khung sắt dựng phẳng, chắc chắn, chống gió
- Sân khấu tiêu chuẩn cao 30–50cm, trải thảm, gắn biển hiệu
Bục phát biểu & bàn chủ tọa:
- Bục phát biểu kèm micro
- Bàn chủ tọa phủ khăn, biển tên rõ ràng, ly nước & tài liệu
Ghế ngồi:
- Ghế nhựa, ghế nệm hoặc ghế xếp có lưng tựa
- Sắp xếp theo hàng lối, đánh số khu vực tổ dân phố hoặc tầng
Âm thanh – ánh sáng:
- Loa full công suất lớn, phủ đều không gian
- Micro không dây, micro cổ ngỗng cho bục phát biểu
- Đèn chiếu sáng sân khấu, đèn tín hiệu
Dù bạt che – mái che (ngoài trời):
- Dù tròn lớn hoặc mái bạt khung sắt
- Bố trí hợp lý, che nắng – mưa nhưng không bí bách
Thiết bị làm mát:
- Quạt công nghiệp
- Quạt điều hoà hoặc điều hoà đứng di động
Máy chiếu – màn chiếu – bảng flipchart:
- Trình chiếu báo cáo thu chi, đồ thị, hình ảnh hoạt động năm qua
- Kết hợp âm thanh để giải thích rõ ràng
Bàn Teabreak
- Trái cây, bánh ngọt, bánh mì, sữa chua…
- Nước uống,khăn giấy, ly giấy
- Các phụ kiện trang trí
Tất cả thiết bị đều được lắp đặt trước sự kiện 2–4 tiếng để test kỹ thuật và đảm bảo không bị gián đoạn.
3. Điều phối và tổ chức chương trình hội nghị
Hội nghị nhà chung cư không chỉ là buổi họp mặt mà còn là hoạt động mang tính pháp lý, vì vậy việc điều phối – dẫn dắt chương trình đòi hỏi sự chuyên nghiệp và rõ ràng.
Kịch bản tổ chức chương trình hội nghị nhà chung cư mẫu:
- Tiếp đón & kiểm tra cư dân đủ điều kiện biểu quyết
- MC dẫn chương trình – giới thiệu thành phần tham dự
- Đại diện Ban quản lý báo cáo hoạt động – tài chính – phương hướng
- Trình chiếu báo cáo qua máy chiếu hoặc màn LED (nếu có)
- Phần chất vấn & góp ý từ cư dân
- Biểu quyết các nội dung: báo cáo tài chính, bổ sung ban quản trị, thông qua quyết định mới
- Công bố kết quả biểu quyết
- Phát biểu tổng kết & bế mạc hội nghị
4. Ghi hình – truyền thông nội bộ
Để đảm bảo tính minh bạch và lưu trữ tài liệu sự kiện, việc quay phim – chụp ảnh chuyên nghiệp là vô cùng cần thiết.
- Chụp toàn cảnh, cận cảnh cư dân tham gia, ảnh đại biểu phát biểu
- Quay video toàn bộ sự kiện hoặc dựng clip highlight để phát lại cho cư dân
- Hỗ trợ gửi ảnh & video sau 24–48h, phục vụ làm báo cáo hoặc lưu trữ trên fanpage chung cư
5. Ưu điểm khi chọn dịch vụ tổ chức hội nghị của Eventworld
- Chuyên nghiệp – trọn gói từ thiết kế, in ấn, thi công đến điều phối chương trình
- Hỗ trợ linh hoạt địa điểm (trong nhà – ngoài trời) với thiết bị phong phú
- Cam kết thi công đúng tiến độ, đúng kích thước và thẩm mỹ cao
- Giá cả rõ ràng, phù hợp ngân sách ban quản lý
- Có kinh nghiệm tổ chức hội nghị tại các khu dân cư, chung cư cao tầng lớn tại TP.HCM và các tỉnh
📞 Liên hệ tư vấn & báo giá tổ chức hội nghị chung:
CÔNG TY EVENTWORLD
Address: 163 Nguyễn Du, Phường Hạnh Thông, Tp.Hồ Chí Minh
📞 Hotline: 0907.918.207 – 0906.353.597
📩 Email: thegioieventsg@gmail.com
🌐 Website : eventworld.com.vn/
Fanpage: www.facebook.com/trangtridecortiec
Tiktok: https://www.tiktok.com/@_eventworld
Từ khoá tìm kiếm: