Tổ chức một buổi tiệc – dù là sinh nhật, đầy tháng, thôi nôi hay khai trương – luôn là một dịp đặc biệt mà ai cũng muốn chỉn chu và đáng nhớ. Nhưng không ít lần, vì muốn tiết kiệm hoặc nghĩ “có gì đâu mà khó”, nhiều người đã chọn cách tự tổ chức tiệc tại nhà hoặc văn phòng. Kết quả? Ngày vui chưa tới, đã thấy rối như tơ vò…
Với kinh nghiệm hơn 5 năm đồng hành cùng hàng trăm sự kiện lớn nhỏ, Eventworld đã chứng kiến rất nhiều tình huống “dở khóc dở cười” chỉ vì những lỗi nhỏ nhưng ảnh hưởng lớn. Vậy đâu là những lỗi tổ chức sự kiện phổ biến nhất? Và làm sao để khắc phục?
1. Không có kế hoạch rõ ràng từ đầu
Nhiều người nghĩ “có mấy món đồ trang trí, bánh kem, âm thanh là xong”, nhưng thực tế buổi tiệc đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều yếu tố.
+ Cách khắc phục:
Hãy bắt đầu với 1 checklist cơ bản:
- Thời gian – Địa điểm
- Chủ đề – Concept
- Khách mời – Số lượng
- Trang trí – Thiết bị – Nhân sự
- Dự phòng rủi ro (mưa, trễ giờ…)
👉 Tại Eventworld, mỗi sự kiện dù nhỏ nhất cũng có timeline chi tiết từng giờ.
=>>Xêm thêm: Tổ chức sinh nhật cho bé tại nhà cần chuẩn bị những gì?
2. Trang trí thiếu đồng bộ, không theo concept
Thiếu sự đồng nhất về chủ đề, tông màu, phong cách sẽ khiến không gian rối mắt. Đây là lỗi tổ chức sự kiện rất phổ biến với người tự trang trí.
Cách khắc phục:
- Chọn 1 chủ đề xuyên suốt (VD: “Unicorn cho bé gái”, “Khủng long cho bé trai”)
- Dùng tổng màu đồng bộ cho backdrop, bong bóng, bàn gallery…
Tránh trường hợp mix Elsa với Doraemon
3. Thiếu thiết bị cơ bản (âm thanh, ánh sáng, bàn ghế…)
Lỗi thường gặp: Tổ chức tiệc ngoài trời hoặc tại quán nhưng thiếu loa mic, hoặc không đủ bàn ghế cho khách.
+ Cách khắc phục:
Lập danh sách thiết bị từ sớm. Nếu không chắc cần gì, hãy thuê trọn gói dịch vụ tổ chức sự kiện để được chuẩn bị đầy đủ.
Eventworld luôn có sẵn gói combo: sân khấu, backdrop, bàn ghế, loa kéo, đèn trang trí…
=>> Xem thêm: Dịch vụ cho thuê thiết bị sự kiện
4. Không kiểm tra thời tiết / phương án dự phòng
Lỗi thường gặp: Đặt tiệc ngoài trời nhưng lại không kiểm tra dự báo thời tiết.
+ Cách khắc phục:
Luôn có phương án B: mượn mái che, có dù lớn, hoặc chọn địa điểm có thể chuyển vào trong.
Chúng tôi từng “giải cứu” một tiệc sinh nhật ngoài trời giữa cơn mưa bất chợt – nhờ chuẩn bị sẵn dù + mái che, mọi thứ vẫn diễn ra mượt mà.
5. Thiếu nhân sự hỗ trợ trong lúc diễn ra tiệc
Lỗi thường gặp: Chủ tiệc vừa phải tiếp khách, vừa phải lo nhạc, nước, bánh… rất dễ mất tập trung.
+ Cách khắc phục:
Nếu ngân sách cho phép, hãy thuê 1 – 2 PG hỗ trợ nhẹ nhàng (rót nước, hướng dẫn chỗ ngồi, bưng bánh, MC chào khách…).
=>> Xem thêm: Dịch vụ cung cấp nhân sự sự kiện
6. Không tính trước ngân sách hoặc chi vượt mức
Lỗi thường gặp: Mua đồ lẻ từng món tưởng rẻ, nhưng cộng lại thì… choáng!
+ Cách khắc phục:
Lập ngân sách trước, chia thành các phần: trang trí, ẩm thực, quà tặng, thuê ngoài,…
Các gói trang trí của Eventworld luôn được báo giá minh bạch – không phát sinh bất ngờ – giúp bạn dễ dàng kiểm soát chi phí.
7. Quên lưu giữ khoảnh khắc
Lỗi thường gặp: Đến cuối buổi tiệc mới nhận ra… không ai chụp hình!
+ Cách khắc phục:
Dù là tiệc nhỏ, hãy nhờ ít nhất 1 người phụ trách chụp ảnh/video. Hoặc tốt hơn: thuê photographer – giá chỉ từ 500.000đ/buổi mà có ngay bộ ảnh lung linh.
Eventworld có đội ngũ quay phim – chụp ảnh sự kiện chuyên nghiệp, sẵn sàng hỗ trợ từ A-Z.
=>>Hãy Biến ngày vui thành kỷ niệm đẹp
Tự tổ chức tiệc không sai. Nhưng nếu không có kinh nghiệm tổ chức tiệc, những lỗi tổ chức sự kiện nhỏ có thể khiến bạn căng thẳng, mệt mỏi và… tiếc nuối.
Nếu bạn muốn:
- Một buổi tiệc gọn gàng, chỉn chu
- Không phải lo lắng chuyện nhỏ nhặt
- Tận hưởng trọn vẹn niềm vui cùng người thân
👉 Hãy để Eventworld đồng hành cùng bạn – từ ý tưởng đến thực hiện!
CÔNG TY EVENTWORLD
Address: 163 Nguyễn Du, Phường 1, Gò Vấp, Tp.Hồ Chí Minh
📞 Hotline: 0907.918.207 – 0906.353.597
📩 Email: thegioieventsg@gmail.com
🌐 Website : eventworld.com.vn/
Fanpage: www.facebook.com/trangtridecortiec